Compliance – Arbejdstidsregistrering

Rettigheder efter arbejdstidsdirektivet

EU’s Arbejdstidsdirektiv indeholder en række rettigheder for arbejdstagere, og er implementeret i dansk ret via arbejdstidsloven, arbejdsmiljøloven og ferieloven. Rettighederne i arbejdstidsloven og arbejdsmiljøloven kan ses nedenfor, og det er alle rettigheder, som vil kunne dokumenteres overholdt via kravet om arbejdstidsregistrering.

Arbejdstidsloven:

48-timers reglen: Den gennemsnitlige arbejdstid i løbet af en syvdagesperiode beregnet over en periode på 4 måneder må ikke overstige 48 timer.

Pausereglen: En lønmodtager med en daglig arbejdstid på mere end 6 timer har ret til en pause. Pausen lægges efter de for arbejdsstedet normale regler for lægning af arbejdstiden.

Natarbejde: Den normale arbejdstid for natarbejdere må i gennemsnit ikke overstige 8 timer pr. periode på 24 timer beregnet over en periode på 4 måneder.

Arbejdsmiljøloven:

11-timers reglen: Retten til en hvileperiode på minimum 11 sammenhængende timer i hver 24 timers periode

Ugentligt fridøgn: Inden for hver periode på 7 døgn skal den ansatte have et fridøgn. Skal være i forlængelse af det daglige hvil

Hvad er arbejdstid?

”Det tidsrum, hvori arbejdstageren er på arbejde og står til arbejdsgiverens rådighed under udførelsen af sin beskæftigelse eller sine opgaver”

Arbejdstid er ikke det samme som løntimer. Man har typisk pauser i løbet af dagen hvor man ikke arbejder, og ikke står til rådighed for arbejdsgiveren, som derfor ikke er arbejdstid.

Rådighedsvagter

Nogle lønmodtagere har rådighedsvagter, og disse er i nogle tilfælde også arbejdstid.

Rådighedsvagter er altid arbejdstid hvis:

– Den foregår på arbejdspladsen

Rådighedsvagter kan være arbejdstid:

– Det afhænger af om medarbejderen har mulighed for selv at disponere over tidsrummet og hellige sig personlige og sociale interesser. Det kan tale for arbejdstid, hvis medarbejderen skal reagere meget hurtigt eller hvis medarbejderen skal forblive på sin bopæl. Det taler som udgangspunkt ikke for arbejdstid, hvis medarbejderen kan klare en eventuel arbejdsopgave hjemmefra og i øvrigt kan bevæge sig frit.

Hvad omfatter kravet

Kravet i arbejdstidslovens § 4 b siger:

“Med henblik på at sikre overholdelse af gældende regler om daglig og ugentlig hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid skal arbejdsgiveren indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt af de pågældende lønmodtagere.”

Bestemmelsen betyder at:

• Arbejdsgiveren skal indføre et arbejdstidsregistreringssystem, der skal kunne registrere lønmodtagerens daglige arbejdstid. Det er ikke et krav at registrere komme- og gåtider og pauser, men udelukkende at registrere det samlede antal arbejdstider, fx kl. 8-16, kl. 8-14 og 19-21, eller antal timer fx 7 timer.

• Systemet skal være individuelt for hver medarbejder, og medarbejderen skal kunne tilgå egen oplysninger.

• Systemet skal kunne måle den faktiske arbejdstid, og der må derfor ikke være forskel på den registrerede arbejdstid og den faktiske arbejdstid.

Oplysningerne om arbejdstiden skal opbevares i fem år efter udløb af den periode, som udgør grundlag for beregning af lønmodtagerens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid (fire måneder). Det vil sige, at oplysningerne maksimalt skal opbevares i fem år og fire måneder.

Hvordan kan det implementeres i praksis

Der findes ingen krav til hvordan det skal implementeres, udover at systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Det kan altså gøres både analogt og digitalt.

Eksempler på digitale systemer

• App- eller webbaseret systemer hvor man indtaster manuelt

• App- eller webbaseret systemer hvor alle opgaver indtastes

• Logning af hvornår medarbejderen er på sin pc

• Adgangsregistrering på arbejdspladsen (inkl. Pauser)

• Integration i internt IT-system?

Eksempler på analoge systemer

Notere fx Kl. 8-12 og 12.30-16 eller 7,4 timer ved hjælp af:

• Timesedler

• Mail med opgørelse af arbejdstid

• Excel-ark med notering af arbejdstid

Det er også muligt at registrere afvigelser ift. den daglige arbejdstid, hvis den forudsatte daglige arbejdstid fx er skrevet i kontrakt, i et excel-ark eller andet sted. Det er dog vigtigt at afvigelser skal registrere for hver enkelt dag – man kan altså ikke skrive et samlet antal arbejdstimer for en hel uge eller måned.

Hvem omfatter kravet

Kravet om registrering af arbejdstid omfatter som udgangspunkt alle lønmodtagere: “Personer der modtager vederlag for udførelse af personligt arbejde i tjenesteforhold”.

Der findes dog to undtagelser:

1. Mobile lønmodtagere, fx chauffører, som er omfattet af særlov om arbejdstidsregler for mobile arbejdstagere og herudover køre- og hviletidsreglerne.

2. Selvtilrettelæggere (beskrives nærmere nedenfor).

Hvornår er man selvtilrettelægger?

Om man er selvtilrettelægger, afhænger af en helhedsvurdering, men nedenstående kriterier skal altid være opfyldt:

1. Arbejdstiden som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke måles,

2. Arbejdstiden som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke fastsættes på forhånd,

3. Arbejdstageren selv fastsætter sin arbejdstid, hvor arbejdstageren har beføjelse til at træffe selvstændige beslutninger ved udførelsen af arbejdet eller har ledelsesmæssige beføjelser.

Følgende taler ikke for at man er selvtilrettelægger:

Hvis man selv har indflydelse på placering af sin arbejdstid i den forstand, at man fx kan flexe et par timer i løbet af dagen og i stedet arbejde et par timer om aftenen eller har fikstider i store tidsrum i løbet af dagen.

Hvis lønmodtageren arbejdstid delvis måles eller delvis fastsættes på forhånd eller kun delvis kan fastsættes af arbejdstageren selv.

Følgende taler for at man er selvtilrettelægger:

• Hvis arbejdstiden som helhed ikke måles eller fastsættes på forhånd, eftersom arbejdstageren ikke er forpligtet til at være på arbejdspladsen på bestemte tidspunkter, men selvstændigt kan bestemme deres tidsplan.

• Hvis man har betydelig frihed til at bestemme over sine arbejdstider, men dog med mulighed for at planlægge obligatoriske møder eller lign.

• Arbejdet skal være karakteriseret ved stor grad af uforudsigelighed, da arbejdet er betinget af eksterne faktorer, såsom klienter eller kunder, som kræver at den ansatte selv kan tilrette sin arbejdstid fleksibelt.

• Medarbejderen har selv betydelig indflydelse på tilrettelæggelsen af arbejdet, fx hvor og hvornår der arbejdes. Det kan eksempelvis gælde for visse højtstående ledere, visse eksperter, erfarne advokater i ansættelsesforhold eller akademikere, der har betydelig frihed til at bestemme deres arbejdstid.

Vigtigt vedrørende selvtilrettelæggere

Selvtilrettelæggere er ikke automatisk undtaget kravet om arbejdstidsregistrering, da de også skal være omfattet af undtagelsesbestemmelserne om hviletid:

“Personer i overordnede stillinger omfattes af bestemmelserne, med mindre de:

1. Udelukkende eller hovedsagelig udfører arbejde af ledende art og ikke er forpligtet til arbejdstidsmæssigt at følge dem, de skal lede, eller følge en forud fastlagt arbejdsturnus, eller

2. på grund af specialviden eller lignende forhold har en særlig selvstændig stilling inden for former for arbejde, som er omfattet af bilaget til bekendtgørelsen (samfundskritiske funktioner) “

Hvis man ønsker at gøre brug af undtagelsen om selvtilrettelæggere, betyder det at lønmodtageren frasiger sig sine rettigheder i arbejdstidsloven om pausereglen, 48-timers reglen og natarbejdereglen. Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, alternativt i et tillæg hertil, at lovens §§ 3, 4 og 5 ikke finder anvendelse. Hvis det er beskrevet i ansættelseskontrakten, men at lønmodtageren i praksis ikke er selvtilrettelægger, så er undtagelsen ikke gældende.

Sanktioner

Der er ingen direkte sanktioner ved overtrædelse af registreringspligten, men det vil kunne få skadevirkning for arbejdsgiver i en sag om lønmodtagers krænkede rettigheder, hvis lønmodtager ikke kan dokumentere arbejdstiden.

Arbejdstidsregistreringen vil derfor indgå som et element ved sager om brug på arbejdstidsloven eller arbejdsmiljøloven, eksempelvis hvis den gennemsnitlige ugentlig arbejdstid overstiger 48 timer, og der ikke kan føres dokumentation om arbejdstidsregistrering.

Brud på arbejdstidsloven giver godtgørelse til medarbejderen. Udgangspunktet er 25.000 kr., men kan være mindre hvis der er tale om formidlende omstændigheder, eller fordobles, hvis der er skærpende omstændigheder.

Brud på arbejdsmiljøloven betyder bøde eller anden straf.

Politik for arbejdstidsregistrering, tillæg til ansættelseskontrakt og webinar

I forbindelse med implementering af et arbejdstidsregistreringssystem i virksomheden kan det være nyttigt at udarbejde en politik for arbejdstidsregistrering, som kan sendes til medarbejderne. I politikken kan medarbejderen blive klogere på hvad de skal gøre, hvornår de skal registrere, og hvad de skal registrere.